«Sie ist keine typische Buchhalterin.» Das sagte ein Kunde über Irene Schuler, und er meinte es als Kompliment. Nicht, weil sie es mit den Zahlen weniger genau nimmt. Im Gegenteil. Sondern weil sie sich für das ganze Geschäft interessiert: für die Menschen, ihre Ideen und die Abläufe im Betrieb. Wir haben mit unserer Ansprechpartnerin für die Zentralschweiz darüber gesprochen, was gute Buchhaltung ausmacht, warum ihr Leerläufe ein Graus sind und weshalb sie Kunden rät, möglichst viel selbst zu erledigen.
Irene, ein Kunde hat über dich gesagt: «Sie ist keine typische Buchhalterin.» Wie kam das bei dir an?
Zuerst musste ich schmunzeln, dann habe ich mich gefreut. Ich glaube, er meinte: Sie fragt nicht nur nach Belegen, sie will verstehen, wie unser Betrieb funktioniert. Für mich ist das eines der schönsten Komplimente, die man in meinem Beruf bekommen kann.
Was ist denn eine typische Buchhalterin?
Das Klischee kennt jeder: genau, ordentlich, ein bisschen pedantisch. Der erste Teil stimmt, und er ist wichtig. Ohne Genauigkeit gibt es keine verlässlichen Zahlen. Schwierig wird es, wenn die Genauigkeit zum Selbstzweck wird.
Und wie machst du es anders?
Ich bin einfach neugierig, vor allem auf Menschen. Mich interessiert, wer hinter einem Betrieb steht: Was treibt jemanden an, was liegt ihm am Herzen, was bereitet ihm Sorgen? Wenn ich zum ersten Mal in einen Betrieb komme, rede ich nicht nur mit der Chefin oder dem Chef, sondern mit allen, die mir über den Weg laufen. Oft spüre ich dabei schnell, wo der Schuh drückt, manchmal schon bevor ich den ersten Beleg gesehen habe. Das ist mehr Gefühl als Methode.
«Wenn mich die Leute im Betrieb gerne anrufen, auch mit einer Frage, die ihnen vielleicht dumm vorkommt, dann läuft auch die Buchhaltung gut.»
Nicht jeder Kunde ist einfach. Wie gehst du mit schwierigen Situationen um?
Ich höre zuerst zu. Hinter Ärger steckt meistens etwas anderes: Druck, Unsicherheit oder schlechte Erfahrungen, mit einer Behörde oder einem früheren Treuhänder. Wenn jemand laut wird, nehme ich das nicht persönlich, sondern frage nach, was eigentlich los ist. Und ich sage offen, was ich denke, auch wenn es unangenehm ist. Das schätzen die meisten, gerade die schwierigen.
Du warst selbst mehrere Jahre Finanzchefin in einem KMU. Was hast du von dort mitgenommen?
Vor allem den Blick von innen. Als Finanzchefin habe ich alles selbst gemacht, von der laufenden Buchhaltung bis zum Abschluss, mitten im Tagesgeschäft und mit zehn anderen Dingen im Kopf. Abgeliefert habe ich an die Revisionsstelle. Ich weiss also, wie es sich anfühlt, wenn eine Rückfrage im falschen Moment kommt, und ich weiss, was eine Revision sehen will. Darum frage ich heute lieber einmal richtig als fünfmal halb, und ich sage dazu, wofür ich etwas brauche.
Pragmatisch klingt gut. Heisst das nicht auch, mal fünf gerade sein zu lassen?
Beim Ergebnis nie. Die Zahlen müssen stimmen, der Abschluss muss sauber sein. Pragmatisch bin ich beim Weg dorthin. Ich verstehe mich als Anwältin der Buchhaltung: Ich weiss, was die Steuerverwaltung später wissen will, worauf eine Revision achtet und welche Fragen bei der MWST oder den Sozialversicherungen kommen können. Wenn ich das früh mitdenke, sparen wir uns später viel Aufwand. Pragmatisch heisst für mich: das Richtige zur richtigen Zeit, nicht alles immer und sofort.
Was bringt dich bei der Arbeit auf die Palme?
Leerläufe. Wenn dieselbe Rechnung dreimal erfasst wird: einmal im Verkauf, einmal in einer Excel-Liste und einmal in der Buchhaltung. Wenn Belege ausgedruckt, abgestempelt, eingescannt und wieder abgelegt werden. Oder wenn ein Ablauf nur deshalb so ist, weil er «schon immer so» war. Da werde ich unruhig. Doppelte Arbeit kostet Zeit, und jede zusätzliche Erfassung ist eine Fehlerquelle.
Du rätst deinen Kunden, möglichst viel selbst zu machen. Schadest du dir damit nicht selbst?
Das werde ich tatsächlich manchmal gefragt. Mein Ziel ist nicht, möglichst viele Stunden zu verrechnen. Mein Ziel ist, dass die Zusammenarbeit gut läuft und der Kunde für sein Geld etwas bekommt, das ihn weiterbringt. Was jemand im Betrieb gut und schnell selbst erledigen kann, soll im Betrieb bleiben. Ich übernehme das, wofür es Fachwissen braucht: Kontenabstimmung, Abschluss, Steuern, Sozialversicherungen. Und ich sorge dafür, dass die Arbeit dazwischen möglichst einfach ist.
Wenn ein Kunde nach einem Jahr sagt, er habe die Buchhaltung besser im Griff als vorher, dann habe ich meine Arbeit gut gemacht.
Wie die Arbeitsteilung aussehen kann, vom vollständigen Abgeben bis zum Selbstbuchen, zeigt die Seite Buchhaltung & Treuhand.
Wie sieht das konkret aus?
Meistens digital. Belege werden fotografiert oder kommen direkt elektronisch in die Buchhaltung, die Kontobewegungen der Bank werden automatisch eingelesen, und die Software schlägt viele Buchungen schon vor. Zahlungen gibt der Kunde aber immer selbst frei. Die Verantwortung für sein Geld bleibt bei ihm, und das ist auch richtig so. Mit einer bestimmten Software bin ich nicht verheiratet. Ich arbeite mit Abacus, Atlanto, Proffix und anderen Lösungen. Entscheidend ist, dass sie zum Betrieb passt. Wenn sich ein grösserer Umbau lohnt, zum Beispiel mit Schnittstellen zum Kassensystem oder zur Lohnsoftware, gehen wir das gemeinsam mit Prozesse & IT an.
Wenn so vieles digital läuft: Braucht es dich dann überhaupt noch vor Ort?
Unbedingt. Ich besuche meine Kunden im Betrieb, gerade am Anfang. Im Laden, in der Küche oder im Lager lerne ich die Leute kennen und sehe in einer Stunde mehr als in zehn E-Mails. Danach läuft vieles digital, und wenn es zählt, bin ich wieder vor Ort, etwa beim Gespräch über den Abschluss. Diese Mischung macht die Zusammenarbeit effizient und trotzdem persönlich.
Die Buchhaltung machen wir von unserem Büro in Oberwil bei Zug aus, für Kundinnen und Kunden in der ganzen Schweiz. Die Zentralschweiz und Zürich sind nah, und in Appenzell ist Susanne Bolter an unserem Hauptsitz in Gonten die Ansprechpartnerin vor Ort.
Du bist auch Sozialversicherungs-Fachfrau mit eidgenössischem Fachausweis. Warum ist das für Kunden wichtig?
Weil Löhne und Sozialversicherungen eng mit der Buchhaltung verknüpft sind und Fehler dort oft erst Jahre später auffallen, zum Beispiel bei einer Arbeitgeberkontrolle der Ausgleichskasse. Wer Personal anstellt, hat mit AHV, Pensionskasse, Unfall- und Krankentaggeldversicherung zu tun, manchmal auch mit der Quellensteuer. Ich sorge dafür, dass An- und Abmeldungen, Deklarationen und Abrechnungen stimmen. Das gibt Sicherheit, ohne dass sich die Unternehmerin oder der Unternehmer selbst durch die Vorschriften kämpfen muss.
Für welche Betriebe arbeitest du?
Für ganz unterschiedliche: Handel, Gastronomie, Startups, NGO. Genau diese Mischung gefällt mir. Ein Restaurant funktioniert anders als ein Onlinehandel, eine NGO hat andere Fragen als ein junges Startup. Die Zusammenarbeit geht bei uns übrigens auch auf Englisch.
Viele Unternehmen wechseln den Treuhänder auf ein neues Geschäftsjahr. Was rätst du jemandem, der sich das überlegt?
Früh anfangen und offen sein. Im Erstgespräch schauen wir an, wie der Betrieb heute organisiert ist, was gut läuft und was nicht. Danach weiss der Kunde, welche Arbeitsteilung passt und was ein Wechsel braucht. Am einfachsten ist er auf ein neues Geschäftsjahr, weil es dann eine klare Grenze gibt. Was dafür nötig ist, klären wir gemeinsam ab, und die Übergabe planen wir zusammen. Mehr dazu unter Treuhänder wechseln.
Was darf ein Unternehmer von seiner Buchhaltung erwarten?
Dass er seine Zahlen versteht. Eine Bilanz, die niemand lesen kann, nützt wenig. Nach dem Abschluss setze ich mich mit dem Kunden zusammen und bespreche, was die Zahlen bedeuten: Wo verdient der Betrieb Geld, wo fliesst es ab, was kommt bei den Steuern auf ihn zu?
«Wenn der Kunde danach eine bessere Entscheidung treffen kann, hat sich die Buchhaltung gelohnt.»
Zum Schluss: Gibt es Momente, in denen du doch eine typische Buchhalterin bist?
Oh ja. Wenn die Bilanz nicht aufgeht, und sei es um einen Franken, lasse ich nicht los, bis ich die Differenz gefunden habe. Das kann ich nicht ändern. Und ehrlich gesagt will ich das auch nicht.